営業支援システム（SFA: Sales Force Automation）は、データを自在に集計・分析したり、情報の即時共有ができたりするので、マネジメントの効率が飛躍的に上がるツールです。一方、使いこなすまでが難しいという声もよく聞きます。今回は、「売上の数字を確認する」以上の使い方をマネジャーができるようになるためのポイントをご紹介します。
SFAの活用レベル
TORiXが調査した「SFAの活用レベル」を見てみると、
●「SFAを上司が見るレベルにもなっていない」2割
●「SFAを見てはいるが組織の共通言語に至らない」4割
●「組織の共通言語になっているがSFAのポテンシャルを活かしきれない」3割
のように、つまづきやすいポイントが主に3つあることがわかります。では、どうやってこれらの壁を乗り越えていけばよいのでしょうか。
フェーズに合わせて入力項目を設計する
情報の入力項目が多すぎると、つまづく原因になります。SFAは便利なので「あれも見たい」「これも見たい」のように、設計段階で項目が盛々になりがちなのです。 さらに、入力項目のMustラインが明確に定義されていないと、入力行為が目的化しやすいのです。情報を入れているうちに、営業活動の時間が減ってしまいます。
SFAの入力項目が多くなりすぎないようにするためには、「フェーズを前へ進めるために必要な情報」を定義することが重要です。「フェーズをきちんと前に進めていれば、この情報が入るはず」という想定に基づいて考えましょう。すると、「SFAを入力する」と「フェーズを前に進める」という2つの行為がリンクしやすくなります。
“ATM”でダッシュボードを設計する
そして、「マネジャーが売上の集計結果しか見ない」とならないよう、日常のマネジメント活動に合わせて、”ATM”でダッシュボードを設計しましょう。
●Alert: 黄色信号
●Targeting:青色信号
●Monitoring：カーナビ
この考え方に沿って作ると、メンバーも毎日ダッシュボードを見た方が仕事を進めやすくなります。
例えば、停滞や異常を表示させる「アラート」のダッシュボードを見てみましょう。
「停滞している商談」「放置されている商談」「然るべき段階に進んでいるのに、必要な情報が入っていない商談」などが表示されるようにしておくと、マネジャーがいちいち口を酸っぱくして言わずとも、メンバーが自発的に動きやすくなります。
ATMのダッシュボードが根付いてくることで、いわゆる「野良Excel」がなくなります。マネジャーの活動はSFAをベースに行われるようになりますが、それは同時に、メンバーもSFAを見て、活用しながら仕事を進めている状態になるということです。
SFAを、数字の集計のみで終わらせず「チームの目線をそろえる」ために活用しましょう。
