オンライン商談を効果的に進めよう

相手が複数人数・カメラOFFでも効果的に進められる、オンライン商談の秘訣７選をお伝えします。

①商談中にブレイクアウトルーム

商談時間の６割が経過した時点で５分間のブレイクアウトルームを設定します。「皆様お忙しいと思いますので、この場で社内の議論をしていただければ」と提案し、その後に「いかがでしたか？」と確認します。相手が複数人数の場合に特に効果的ですが、１対１の場合でも、ブレイクアウトルームを作成して相手に集中して考えていただく時間を設けることで、思考を深めることができます。「このミーティング後に検討してご連絡します」という先送りを防ぐことができます。

②チャットを活用した簡易アンケートと深掘り

特にカメラOFFで発言の少ない決裁者への対応として、チャットで選択式のアンケートを実施します。例えば、以下のように選択肢を提示し、「①、②、③だけで構いませんので」と全員に回答を依頼します。

その後、「○○様、Bとのご回答について、もう少し詳しく伺えますか？」といった形で話を深めていきます。

③その場での資料送付と雑談

メイン資料に加えて補足資料を準備しておき、商談中に「今この場でお送りしますね」と送信します。送信待ちの２分程度の間に、「送信中の間に、ちょっとお伺いしたいのですが」と発言を促したい相手に話を振ることで、自然な対話の機会を作ります。

④リアルタイム参加型議事録

画面共有でメモを取りながら、お客様のチャットでの発言も議事録に貼り付けていきます。簡易アンケートの結果も併せて記録することで、お客様の参加意識を高めることができます。

⑤提案書の共同作成

パワーポイントは投影モードではなく編集モードで共有し、その場で書き込みながら進めます。重要なスライドは事前に複数コピーしておくことで、お客様の意見を柔軟に反映できる余地を作ります。

⑥手書きノートのホワイトボード化

iPadの手書きノートをZoomで画面共有し、リアルタイムでディスカッションのホワイトボードとして活用します。商談後にスクリーンショットを送付することで議事録としても活用できます。さらに、事前に簡単な手書きメモを用意しておき、商談中に書き加えていく方法もあります。

⑦５分前に切り上げて振り返り

60分の商談であれば、メインの商談を50分にします。そして、残りの10分を以下のように活用します。

オンライン商談は、コロナ禍で普及が進みましたが、多くの営業は対面商談の代替として捉え、画面共有やアイコンタクトといった基本的な要素にとどまっています。しかし、オンラインならではの機能を効果的に活用することで、商談の生産性を大きく向上させることができます。また、許可を得て録画した商談は、社内の教育材料としても活用できます。

キーワードは「ともに創るプロセス」

対面での商談が戻ってきている中でも、オンライン商談は互いの利便性から継続して活用されているケースがあります。これは、対面で話すことも、オンラインで話すことも可能な中で、あえてオンラインを選択するというケースが増えているということです。2020年のコロナ禍では対面での会話が難しいためにオンラインを選択せざるを得ませんでしたが、現在は選択肢がある中でオンライン商談が選ばれているということが特徴的です。

オンライン商談には、便利に進めるためのノウハウやTipsが既に広く知られています。しかし、「相手が複数人数で、カメラをオフにしていても苦にならない」というところまで踏み込むと、オンライン商談の考え方そのものを見直す必要があります。

このような状況下でのオンライン商談は、一言で言えば「ともに創るプロセスで商談をする」ということになります。

まず、対面とオンラインを比較すると、対面の方が情報量は確かに豊富です。相手のニュアンス、表情、反応、その場の空気感といったものがあります。そのため、１回の商談で得られる情報量という観点では、間違いなく対面の方が優位です。一方で、営業１人当たりの時間の使い方という観点では、オンライン商談をうまく活用することで活動時間を効率的に使うことができます。そのため、オンライン商談を使いこなし、対面とオンラインをうまく組み合わせたハイブリッドな進め方がおすすめです。

その中で難しいとされるのが、相手が複数人数であったり、カメラをオフにして参加されていたりするケースです。特に、参加者の中で決裁者の方がマイクもカメラもオフにしているような状況では、ある種の威圧感を感じることもあります。

「ともに創るプロセス」が１つの価値になる

このような状況で慌てず冷静に進めるには、「ともに創るプロセス」というキーワードが重要になります。その中でも、「リアルタイム参加型議事録」や「提案書の共同作成」、「手書きのホワイトボード」などは話している工程の見える化につながります。さらに、チャットで簡易アンケートを実施して深掘りをしたり、その場で資料を送付したりといったことは、オンラインならではのアドバンテージとなっています。

これらのポイントの本質は、「こちらが何かを提示して、お客様にジャッジしていただく」という関係ではなく、「お客様と一緒に何かを作り上げていくという体験やプロセスそのものが、お客様に対する１つの付加価値になる」という考え方です。単純にお客様とのコミュニケーション手段という観点では、確かに対面の方が情報の豊かさで優位性がありますが、一緒に作り上げていくプロセスを記録・共有するという点では、オンライン商談の特性を活かすことができます。

対面商談でホワイトボードを使って議論をすることもできますが、会議室にホワイトボードがあっても、なかなか勇気が出ずに前に立てないこともあるかもしれません。みんなの前で何かを書くということは、「間違ったらどうしよう」とか、「的外れな方向に進めてしまったらどうしよう」という不安があり、緊張するものです。

オンライン商談では、そうした議論のプロセスの見える化について、より多くの手段が用意されています。最も簡単な方法は、メモを画面共有で表示することです。これだけでも大きなインパクトがあります。リアルタイムで話した内容を対面商談でもプロジェクターに映し出すことは可能ですが、対面では参加者の視線のコントロールが難しい面があります。一方、オンラインの場合は画面上に目が向いている状態で進められます。

リアルタイムに作業を行う際、自分の視線の向け先を自分の画面に集中させることができます。対面でプロジェクターに映して進める場合は、プロジェクターの画面も気になれば、目の前のパソコン画面も気になり、参加者の表情なども気になるため、視線の行き先が散漫になりがちです。しかし、オンライン商談では自分の画面を見ていれば良いという点でシンプルです。

ツールを活用して議論を見える化しよう

このように、集団での利便性という意味では、オンラインの方が議論のプロセスの見える化がやりやすい面があります。ただし、例えば間違った内容で議事録を取ってしまうと、それがそのまま相手にも見られてしまうという心理的なプレッシャーを感じることもあるでしょう。その場合は、ずっと映し続けるのではなく、重要な場面で共有するなど、ある程度自分でコントロールすることができます。

また、修正が必要な表現が出てきた場合の対応についても、あらかじめ断っておくとよいでしょう。例えば、以下のようにお伝えします。

多くの営業は最終的なアウトプット、つまり提案書やプレゼンテーションを提案の本質と考えがちです。しかし、お客様と一緒に考えるというプロセスそのものも、お客様に対する価値の訴求になります。

この観点が非常に重要なのは、人は自分の意見が入っているアイディアと、そうでないアイディアでは受け止め方が全く異なるからです。単に相手から提示されるパワーポイントの提案資料と、自分も参加して作られた企画では、買う側としても思い入れが変わってくるものです。

お客様と同じ「場」で共有することが重要

以前、弊社代表の高橋はホワイトボードで議論した内容を商談終了後に写真に撮るということをよくしていました。現在ではオンラインでiPadを使うこともありますが、手書きでの作業は依然として勇気のいることです。しかし、単純なベタ打ちのメモでよいと考えれば、ハードルはかなり下がります。

一緒に作り上げていく体験そのものをお客様に感じていただきたいということであれば、自分のまとめる能力や表現のクオリティは一旦脇に置いておき、たとえ稚拙であっても「お客様と一緒に資料を見ながら、ともに作っていく」ということを同じ場で共有することが重要です。

従来であれば、わざわざ足を運んで見える化のための手段としてプロジェクターやホワイトボードを使っていたものが、現在ではオンラインのツールを使えば、特別なコストや手間をかけることなく、共有しながら議論ができます。これは見逃せない利点です。オンライン商談においても「一緒に作っていく体験」そのものがお客様に対する価値提供となり得ます。

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