「忙しさ」から解放されるカギは「時間の使い方」にある

日々の「忙しさ」から解放されるには？

現代では多くの人が日々「忙しさ」に追われています。しかし、人は「時間の使い方」を見直すだけで「忙しさ」から解放されます。今回は「忙しさ」から解放されるための考え方についてお伝えします。

「思い込み」に気づくことで営業活動が効率化する

多くの営業は「時間的な制約がある中で、案件を成功させたい」という状況にあります。多くの場合、段取り力やタイムマネジメント、あるいは気合や残業で乗り越えようとしますが、物理的な限界も存在します。

そこで、「５つの思い込みに気づいて時間を効果的に活用する方法」を知っておくことが有効です。

以下の「５つの思い込み」が、営業の時間を制限している可能性があります。

営業の時間を制限する「５つの思い込み」

①きちんとした議事録を送らないといけない
②お客様に送る資料の体裁は整っていないといけない
③提案書は完成してから送らないといけない
④電話で込み入ったことを話してはいけない
⑤宿題への回答はきちんとしていないといけない

①きちんとした議事録を送らないといけない

商談終了直後に「ラフなメモですが」と断って簡単なメモを送るだけでも喜ばれるお客様は多いです。「決定事項」と「双方のタスク」が明確になっているだけでも十分に価値があり、スピードそのものも価値となります。もちろん、業界によっては正確な内容のものを送ることが求められることもありますが、その場合には「ラフなメモ」と「清書した議事録」を２段階に分けて送ることが有効です。

②お客様に送る資料の体裁は整っていないといけない

資料は必ずしも洗練されたストーリーや構成である必要はありません。お客様との認識合わせや情報整理ができていれば十分だと理解していれば、提案活動は大幅に効率化できます。特に「要件整理の１枚」をヒアリングから２営業日以内に送ることがおすすめです。それだけでも大きなアドバンテージとなります。

③提案書は完成してから送らないといけない

提案全体のストーリーを完成させるまでに時間がかかる場合、部分（数枚）ごとにお客様の合意を得ながら進め、最後に資料を統合するという方法も効果的です。例えば、ビジネス書の執筆では８万字を最初から最後まで順番に書き進める著者はほとんどおらず、数千字のパーツを集めて統合し、整えていく方法が一般的です。

④電話で込み入ったことを話してはいけない

発注を検討する可能性のある営業には電話でのディスカッションをいとわないお客様も多いです。対面での商談だけだと、アポイントメントの間に時間的なロスが生じがちです。「10分電話商談」を活用することで、お客様との接点を増やすことができます。

⑤宿題への回答はきちんとしていないといけない

例えば３つの宿題が発生した場合、すべてにまとめて回答しようとすると、１つでも重たい課題があれば回答に時間がかかってしまいます。その間はお客様をお待たせすることになり、心理的な負担も増えます。そうであれば、できることから１つずつ回答していくという方法も有効です。

これらの「思い込み」から解放され、時間の使い方を見直すことで、より効率的な営業活動をすることができます。

重要なのは「適切に時間を使えているか」

弊社代表の高橋は、基本的に「忙しい」という言葉を使うことがありません。

営業に限らず、「忙しい」という言葉を口にする方は多いようです。しかし、高橋が「忙しい」という言葉を使わない理由は、その言葉を使用することに明らかなデメリットがあるからです。

高橋は「忙しい」という言葉を一旦口にすると、その「忙しい」状態が固定化してしまうと考えているのです。つまり、「忙しい」と言った時点でその状態を解消する動きを止めてしまい、「忙しい自分」に酔ってしまうのです。

もちろん、高橋のカレンダーを見ると、物理的に隙間なく予定が埋まっているときもあります。世間一般ではそういう状態を「忙しい」と表現するのかもしれません。

しかし、基本的に人は起きてから寝るまでの間は常に何かをしています。「何かに時間を割いている」という意味では、例えば、非常にリラックスして本を読んでいたとしても、それは「リラックスして本を読む」ということに時間を使っているわけですから、人は必ず何かに時間を使っているのです。

「何に時間を使っているか」「適切に時間を使えているか」についてきちんと見直しをすることはとても重要です。高橋は実際、時間の見直しを毎日しています。「忙しい」という言葉は、「適切に時間を使えているか」について疑問を持っていないときに出てきやすい言葉だと言えるかもしれません。

「時間の使い方を見直すアンテナ」を持とう

逆に、高橋は営業の場面でお客様に「最近お忙しいですか？」と聞くことがあります。それは、お客様がうまく時間を使えていないのであれば、そこにお役に立てる余地があるからです。ただし、いきなり「お客様はうまく時間を使えていますか？」と聞くと、「詰める」ような質問として受け取られてしまいかねません。そのため、受け入れやすい言葉として「最近お忙しいですか？」と尋ねているのです。

しかし、見るべきポイントは常に「適切に時間を使えているか」です。そのように考えれば、世の中で言うところの「忙しい」という状態には悩まされなくなります。きちんと時間を生み出し続けられている人は、とても細かくその見直しをかけていると言えるでしょう。「何かおかしい」と思ったら、すぐそれに気づくことが重要です。

例えば、高橋は同じ単語を入力する機会が３回あると辞書登録をするようにしています。「今後も何度も入力する機会があるだろう」と思ったら、辞書登録をするのです。実際には登録したけれども使用していないものもたくさんありますが、それでもある程度キーワードを登録しておくだけでかなりの時間短縮になります。同様に、URLについても３回アクセスしたらショートカットを作成するようにしています。

これはいわゆる「ライフハック」のようなものと思われるかもしれません。確かに、ある一面ではそうかもしれません。しかし別の側面から見ると、「常に時間の使い方を見直すアンテナが備わっている」ということです。

このアンテナがしっかりと備わっていれば、あまり「忙しい」ということに悩むことはありません。また、自分が適切に時間を使えているかどうかに意識を向けていると、自然と「常に優先順位について考えている状態」にもなっていきます。高橋が「忙しい」という言葉を使わないのは、優先順位を考えなくなってしまうからでもあります。

そのため、まず大切なのは、自分が適切に時間を使えているかどうかを健全に見直すことです。

「その行為が価値を生み出しているのか」を確認しよう

次に重要なのは、「本当にこの行為は価値を生み出しているのだろうか」と考えることです。

本当に価値を生み出している行為と、そうでない行為があります。大まかに言うと、世の中にある仕事の中でも、特にホワイトカラーの仕事というのは７割から８割ぐらいは「なくても誰も困らない仕事」です。つまり、仕事というものは「本当に価値を生み出しているのか」という点で疑問が付くことが非常に多いのです。

例えば、日本は労働生産性において、他国と比較して低いと言われています。では、ある行為が本当に価値を生み出しているのかどうかをどのように確かめればよいのでしょうか。

高橋はピーター・ドラッカーの『経営者の条件』という本が好きなのですが、そこでは「価値というものは外部に対する貢献によって決まる」と述べられています。そのように考えると、自分の行為が価値を生み出しているかどうかを確かめるということは、「その行為が自分以外の人に対して貢献しているかどうかを確かめる」ということになります。

ただし、１つ１つの仕事について、相手に確認して回るわけにはいきません。そこで高橋は、「その行為が自分以外の人に対して貢献しているか」ということを「自分で確認する」ようにしています。それを当たり前のように考え続けることで、自然と時間の使い方に見直しをかけているような状態になるのです。