まずは組織に「共通言語」を浸透させよう

今回は「組織に共通言語を浸透させる方法」についてお伝えします。

「付加価値を生み出さない時間をつくる犯人は、経営者や幹部です」という言葉を目にしたとき、皆さんはどのように感じるでしょうか？

リーダーたちはしばしば「あれもやれ、これもやれ」と指示する傾向がありますが、時には一度立ち止まって冷静に考える時間を持つ必要があります。

先日、当社代表の高橋が株式会社ワークマン専務の土屋哲雄氏によって書かれた『ワークマン式「しない経営」4000億円の空白市場を切り拓いた秘密』（ダイヤモンド社）という書籍を読みました。高橋はこの本は５回ほど読み返しているのですが、胸に深く突き刺さる内容で、何度読んでも新しい発見があると言います。

ワークマン式「しない経営」4000億円の空白市場を切り拓いた秘密

土屋哲雄

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ここからは不必要に仕事を増やし、社員の時間を奪わないための「３ステップ」についてお話しましょう。

ステップ①やるべきことを定義する

まずは、全員で目指すものについて「なぜ（Why）」「何を（What）」「どのように（How）」の定義を揃えましょう。定義は非常に重要です。高橋は、社内のコミュニケーションにおいては必ずこの３つをセットで書くようにしています。

リーダーやマネジャーは、背景の理由をしっかりと書くべきです。

マネジメントにおいて注意すべきことは、手段が目的化してしまうことです。歴史を振り返ってみれば、戦争に負けたり政治がうまくいかなかったりした時には、手段が目的化し始めることが多いです。

手段を目的化しないようにするためには、背景や目的、理由の部分を何度も繰り返し伝えることが重要です。「何を、どうやるか」についての具体的で明確な定義を作る必要があります。

それらがうまく浸透しない場合や再度啓蒙する場合は、定義を見直すか、新たに定義を作る必要があるでしょう。

ステップ②ノイズを減らす

ステップ２では「ノイズを減らす」ことに焦点を当てます。具体的には、年の初めに新しい方針を出す際に、皆が取り組んでいく方向性を明確にします。例えば、2023年に向けての方針があるとしましょう。普通に考えると、2022年の12月までの活動に１月から新しい取り組みが加わるため、仕事の量が増えると感じることでしょう。

しかし、逆に考えて、「減らす」という視点を持つことも大切です。高橋はこの方針に沿って、「これからは、これはやめたい」とか「減らしたい」といった宣言をしながら、メンバーに何が無駄であると感じるかを常に尋ねています。

『ワークマン式「しない経営」4000億円の空白市場を切り拓いた秘密』（ダイヤモンド社）で著者の土屋氏はあるテーマに対して、本当に意味があるのかをしつこく考え直しています。高橋もこの考え方に共感し、意味のないことに対しては迷わず見直すようにしています。

ノイズを減らすというのは、やるべきことが増えすぎないように気をつけることです。自分が増やしてしまっていることに気づかないことが多いので、この自覚を持ち、メンバーから「また増えたな」と感じられないよう、気を付けましょう。

ステップ③組織の成長を押し上げる

ステップ３では「押し上げ力」です。

高橋が30歳を少し過ぎた頃に参加したセミナーでの出来事をご紹介します。当時、高橋は褒めることの重要性については理解していましたが、「そんなに褒めることがない人もいる」とか、「褒めすぎると相手を調子に乗せてしまうのではないか」といった疑問を持っていたようです。

しかし、セミナーでの「褒めることのコストは０円、リターンは見込める」という教えに納得したと言います。このような考え方を取り入れることで、組織の成長に寄与するのがステップ３の目標となっています。

もちろん、コストが０円であれば、取り組んだ方が良いでしょう。高橋はその話を聞いて、セミナーの休憩時間にメンバーに褒めるメールを送りました。これによって、メンバー間の空気が柔らかくなり、やる気が高まったのを感じたようです。

メンバーの良い行動をピックアップして褒めるようにすると、その言葉でドライブがかかります。言葉には注目している人が多いので、褒めることで「やる気」を押し上げましょう。

メンバーには理由を添えて、積極的に感謝を伝える

では、ここで３つのステップをおさらいしましょう。

１と２のステップをやらずに、いきなりステップ３に進み、褒めるなどの行為で組織を押し上げしようとすると、かえって問題が増えてしまうので、注意が必要です。

当社の場合は、リモートワークでのコミュニケーションが多いので、褒める時には理由を添え、対面以上に意識的にフィードバックをすることを意識しています。その行動が素晴らしい理由を解説し、自分のコメントを添えるのです。これは形を変えた啓蒙であり、非常に効果的なコミュニケーションだと感じています。

「なぜやらないのか」というメッセージを送りたくなることもあるかもしれませんが、人はすぐに動くものではありません。だからこそ、やってくれた瞬間にこそ、褒めることが重要なのです。