2016.09.10

営業会議の活性化

営業 会議の生産性が劇的に変わる資料とは?

営業 会議の多くは個人個人の報告や共有で終わってしまう

営業 という仕事柄、業種業界を問わず、様々な企業の営業会議に参加させていただくことがあります。その際に多く見られるパターンは、場を仕切る方と、その他の参加メンバーがいらっしゃり、一人ずつ進捗報告をしていく、というスタイル。

「いま、目標に対して●●パーセントです。今週の主な動きは●●でした。来週は●●をやります。」

こんな感じで、順番に報告をしていって、時間があまったら何か議論をしたり、周知事項があったりします。

このように、ただ個人個人の進捗報告や共有で終わってしまい、議論をする時間すらあまり取れないというのが、非常に多くの営業会議の実態ではないでしょうか。

 

会議の生産性をあげるための「見える化された資料」

私は、営業会議の生産性をあげるために、「会議の仕切り方」も大切ですが、それ以上に「見るべきものが見える化された資料」が大事だと思っています。

誤解を生まないように申し上げておきますと、「時間をかけて資料を作るべき」とか、「営業の資料を綺麗に作ることが大事である」ということを言いたいわけではありません。営業会議の資料は、「何が見えるように作られているか」という観点が非常に重要です。

営業会議がうまく回ると、営業の成果がとても出やすくなります。

その一方で、あまりうまく進めることができなければ、成果が上がりづらくなります。

営業会議は「営業組織の生産性がかなり左右されるもの」であり、資料は「生産性を挙げるための鍵が見える化されたもの」であるわけです。

 

見える化された資料とは?

おすすめの営業会議の資料はこちらです。レイアウトなど細かいところは置いておいて、まずイメージで要素を書いていきます。

160905_営業会議の資料

【1】KGI

1番目はKGI(Key Goal Indicator: 重要目標達成指標)です。目標達成率は、もちろん言わずもがな必要なところなのですが、多くの営業会議では「目標まであと●●パーセントです」という表現をされるのみにとどまっています。

確かに達成率や進捗率も大事ですが、外してはならないのは、「今このまま同じペースでいったら期末に達成できるのかどうか」、「そのためのリスクとしては何があるのか」といった情報です。

あくまで、このKGIに対しては、(達成率や進捗率は、情報としては認識しておくものの)着地見込みで議論をし、報告するということが重要になってきます。

【2】KPI

目標がスムーズに達成できればいいのですが、たとえば目標が売上高や受注高の場合、これを達成する手前には、いわゆるKPI(Key Performance Indicator: 重要業績評価指標)として「そのための見積もり提示件数は?」「アポイントの件数は?」「いま平均単価はどうなっているのか?」といった数字があります。

そのため、資料でKGIの次に確認・議論すべきはKPIということになります。ただ、このKPIに関しては、色々な企業の営業会議資料を拝見していると、SFAなどのツールが発達しているということもあり、情報量がとにかく多いのです。

情報量が多いということが、そのまま悪いというわけではありません。しかし、大事な情報が判断しづらくなってしまいます。

原則として営業会議の資料というのは、口頭による報告がなくても、どんな状態かビジュアルで分かるものが望ましいです。

たとえば、赤、青、黄色を使って情報を分けます。

このKPIに対して「これは危ない」といったものには赤、「要注意」は黄色、「うまくいっている」は青、といったように、即座に判断しやすいビジュアル化された形式、体裁を使っておくことをおすすめしています。

そして、あまりにも細かい説明が必要なものにしてしまうと、どうしても議論の焦点が大事なところに当たりづらくなってしまいますので、その点注意が必要です。

【3】案件リスト

このKPIについてうまくいっている/いってないといったことを、より具体的な情報で確認・議論していくために必要なのが、3番目にくる案件リストです。

多くの企業は、案件がたくさんある中で、本来共有しなくてもいい案件の情報を全体に共有する、といったことが起こりがちです。全部の案件を確認していったら、時間がいくらあっても足りません。

ですので、あらかじめそのメンバーの中で「議論する価値がある」案件や、「情報共有する価値がある」案件に絞ってリスト化した上で、共有や議論を行なったほうが効率的です。

その時、KPIや、KGIといったところで数字の状態が見えていれば、ある程度その営業組織の健康状態のようなものがわかります。

そうすると、具体的に話をするべき案件は絞られてきます。

全部の活動や、全員分の一週間の活動報告を毎回毎回行なうと、どうしても手持ち無沙汰になる人が増えてきますので、案件リストは絞っていきましょう

【4】タスクリスト

そして、4番目はタスクリストです。

営業組織であれば、「この週までにみんなで●●をしておこう」「秋に入る前に、重要なクライアントの予算の総額についての計画情報を聞いておこう」「年末が終わる前に、この提案は全員出しておこう」など、「●●をやっておこう」といったアクションの決め事があるはずです。

これについて、「やった」「やらない」を曖昧なままにしてしまうと、営業組織としてのルールや、やることが軽視されやすくなってしまいます。

そして、この軽視されやすい状態を作ってしまうと、営業組織は途端に運営しづらくなってしまうので、「やっている」「やっていない」が客観的にわかるように「見える化」します。そのために4番目のタスクリストを作っておく必要があります。

 

「見える化」で手持ち無沙汰の会議がなくなる

このように、1、2、3、4、それぞれで目的が違っているのです。

【1】KGI・・・「対目標でどれくらい順調ですか?」という着地見込み
【2】KPI・・・目標を分解した時の順調不調を細かく見たもの
【3】案件リスト・・・定性的にみんなでしっかり議論、共有をするべきもの
【4】タスクリスト・・・組織としてやるべきことがなされているかどうか確認するもの

これらがしっかりと「見える化」された状態で営業会議を進めることができると、個人個人が進捗報告をして、みんなが手持ち無沙汰で終わってしまうという会議がなくなります。

営業会議を進める上での参考にしていただければと思います。

 

TORiX株式会社
代表取締役 高橋浩一

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